Zu Beginn jedes Jahres steht Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen nutzen, die Möglichkeit offen, die Methode zur Berechnung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung des Fahrzeugs zu wählen. Sie können zwischen der pauschalen und der tatsächlichen Nutzungsberechnung entscheiden. Zudem ist es möglich, die einmal getroffene Wahl bei der Einkommensteuererklärung für das betreffende Jahr nachträglich zu ändern. Ein Wechsel kann sich besonders lohnen, wenn das Fahrtenbuch im Vergleich zur Pauschalberechnung aufgrund weniger Privatfahrten steuerliche Vorteile bringt. Für den Wechsel zur tatsächlichen Nutzung ist ein lückenloses und ganzjähriges Fahrtenbuch erforderlich.
Bei der 1-%-Methode wird der geldwerte Vorteil pauschal ermittelt. Hierbei versteuern Arbeitnehmer monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Neuwagens als geldwerten Vorteil (0,25 % bei Elektroautos bis zu einem Bruttolistenpreis von 60.000 €). Zusätzlich werden 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnort und Arbeitsstätte oder, bei seltener Fahrt zur Arbeitsstätte, 0,002 % pro Kilometer multipliziert mit der Anzahl der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte angesetzt. Diese Methode erfordert keine detaillierte Aufzeichnung der einzelnen Fahrten.
Alternativ kann der geldwerte Vorteil über ein Fahrtenbuch ermittelt werden. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn das Fahrzeug überwiegend beruflich genutzt wird, aber privat wenig zum Einsatz kommt. Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten, sowohl berufliche als auch private, genau dokumentiert werden. Für die privaten Fahrten ist dann anteilig Einkommensteuer zu entrichten.
Ein Hinweis: Das Führen eines Fahrtenbuchs ist besonders dann ratsam, wenn die Gesamtkosten des Dienstwagens gering sind, etwa bei bereits abgeschriebenen Autos oder Gebrauchtwagen. Um steuerliche Vorteile zu nutzen, sollte in solchen Fällen ein Fahrtenbuch unterjährig geführt werden.