Ein elektronisches Fahrtenbuch kann den Nachweis von dienstlichen Fahrten vereinfachen. Wir geben nachfolgend einen kurzen Überblick darüber, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an elektronische Fahrtenbücher stellt und welche technischen Lösungen zur Verfügung stehen.
Aus Erfahrung lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches immer dann, wenn das Fahrzeug zu mindestens 75 % betrieblich genutzt wird. Dann kann durch die Fahrtenbuchmethode eine deutliche Kosteneinsparung im Vergleich zur 1 %-Regel erreicht werden.
Doch das Führen eines Fahrtenbuches bedeutet, dass jede Fahrt zeitnah dokumentiert werden muss. Ein elektronisches Fahrtenbuch zeichnet automatisch Fahrtbeginn, Fahrtende, Fahrtzeit und die gefahrenen Kilometer auf. Der Fahrer muss dann noch angeben, ob die Fahrt privat oder geschäftlich war, ob er von der Wohnung zur Arbeitsstätte oder von dort aus nach Hause gefahren ist und welchen Reisezweck die Dienstreise hatte beziehungsweise wer besucht wurde.
Die Finanzverwaltung stellt an die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches die gleichen Anforderungen wie an ein papierbasiertes Fahrtenbuch. Zu diesen Anforderungen an die Daten gehört die Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit bei Start und Ankunft, von Reiseroute und Ziel, von Kilometerstand bei Start und Ankunft sowie von Fahrtzweck und den besuchten Personen oder Firmen. Die Form muss geschlossen und gebunden sein. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, muss vollständig, fortlaufend und lückenlos sein.
Den technischen Anforderungen entspricht es, wenn keine nachträglichen Änderungen möglich sind oder die Änderungen sichtbar und nachvollziehbar gemacht dargestellt werden.
Der häufigste Grund für die Ablehnung eines Fahrtenbuches durch die Finanzverwaltung ist, dass nachträgliche Änderungen möglich sind. Hier sollte der Unternehmer also besonderes Augenmerk auf die technischen Anforderungen legen. Ein vom TÜV zertifiziertes elektronisches Fahrtenbuch kann hier hilfreich sein.
Anerkannt wird das Fahrtenbuch zudem nur dann, wenn die Daten aus direkt dem Kraftfahrzeug bezogen werden.
Dies kann z.B. durch eine OBD-Schnittstelle (On-Board-Schnittstelle) erfolgen. Über solche Schnittstellen verfügen die meisten modernen Fahrzeuge, hierüber greift z.B. der Pannendienst auf das Auto zu und kann Fehlermeldungen auslesen.
Ein elektronisches Fahrtenbuch, das über eine OBD-Schnittstelle angeschlossen wird, kann leicht vom Fahrer selbst angeschlossen werden. Die aufgezeichneten Daten werden automatisch an ein Rechenzentrum gesandt. Der Fahrer kann in einer App oder am PC weitere erforderliche Daten eingeben.
Eine weitere anerkannte Möglichkeit ist der feste Einbau eines Gerätes im Fahrzeug durch eine Werkstatt. Diese Geräte erstellen die Fahrtenbuchdaten, indem sie GPS-Informationen und Geschwindigkeitsdaten kombinieren. Diese Geräte bieten sich für gewerblich genutzte Fahrzeuge an, die von mehreren Fahrern genutzt werden.
Es gibt verschiedene Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern. Die Entscheidung für einen bestimmten Anbieter hängt immer vom Einzelfall ab.