Bargeldintensive Betriebe: Wann gilt ein PC-Kassensystem als nicht manipulierbar?

Das Finanzgericht Münster hat in einem aktuellen Urteil entschieden, unter welchen Voraussetzungen ein PC-gestütztes Kassensystem als nicht manipulierbar gilt.

Bereits im Jahr 2015 hatte der BFH entschieden, das das Fehlen der Programmierprotokolle bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel darstellt, der bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt.:

\“Zu diesen Programmierprotokollen würden neben den Anweisungen zur Kassenprogrammierung insbesondere die Programmierprotokolle gehören, die nachträgliche Änderungen dokumentieren. Das Fehlen dieser Unterlagen stehe dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei Registrierkassen bzw. dem Fehlen von Auszählungsprotokollen bei einer offenen Ladenkasse gleich. Unternehmer sollten in der Lage sein, dem Betriebsprüfer zu dokumentieren, wie die Kasse bei Inbetriebnahme programmiert war und in welchem Umfang zu einem späteren Zeitpunkt Programmeingriffe vorgenommen worden sind.\“
(BFH 25.03.2015, X R 20/13, BStBl. II 2015,743)

Nach Auffassung des Finanzgerichtes Münster sind diese Grundsätze auch auf PC-Kassensysteme gleichermaßen anzuwenden, da PC-Kassensysteme mindestens ebenso manipulationsanfällig sind, wie elektronische Registrierkassen.

Jedenfalls werde ein auf der Software Microsoft Access basierendes Kassensystem als manipulationsanfällig angesehen. Selbst ein im Urteilsfall eingeholtes Sachverständigengutachten bestätigte, dass das vom Kläger verwendete Systeme zwar nur schwierig zu manipulieren sei. Doch durch geschulte Personen mit EDV-Kenntnissen bzw. unter Einsatz entsprechender Programme könnten Manipulationen ohne Rückverfolgung im Nachhinein erfolgen. Problematisch war hier insbesondere das Fehlen der Programmierprotokolle.

Unternehmer in bargeldintensiven Betrieben sollten daher, sofern sie ein PC-Kassensystem nutzen, alle Organisationsunterlagen, und insbesondere die Programmierprotokolle, aufbewahren und auf Verlangen vorzeigen können.