Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich – und davon sind nicht nur klassische Unternehmen betroffen. Auch Vermieter können unter diese Pflicht fallen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Deshalb lohnt sich jetzt ein genauer Blick auf eure Mietverhältnisse und Rechnungsprozesse.
WANN GILT DIE E-RECHNUNGSPFLICHT FÜR EUCH ALS VERMIETER?
Entscheidend ist, an wen ihr vermietet:
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✅ Privatpersonen als Mieter: Keine E-Rechnungspflicht. Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen dürfen wie bisher in Papierform erfolgen.
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✅ Gewerbliche Mieter oder Montagewohnungen: Hier greift die neue Regelung. Ab 2025 müssen Rechnungen und Mietdokumente als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn es sich um eine geschäftliche Nutzung handelt. Das betrifft auch Nebenkostenabrechnungen.
Wichtig: Die Pflicht zur E-Rechnungserstellung bei gewerblichen Mietverhältnissen besteht zunächst nur für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € – für alle anderen gilt eine Übergangsfrist bis spätestens 01.01.2028. Dennoch müssen alle Unternehmer – und damit auch Vermieter – ab sofort E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
WAS GILT BEI BESTEHENDEN VERTRÄGEN?
Bestehende Mietverträge bleiben gültig. Aber:
Kommt es zu einer Vertragsänderung (z. B. Mieterhöhung), ist ab dem Änderungsmonat zusätzlich eine E-Rechnung zu erstellen. Das betrifft sowohl die Miete selbst als auch die Nebenkosten.
WELCHE FORMATE SIND ZULÄSSIG?
In Deutschland sind derzeit zwei Formate rechtskonform:
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X-Rechnung: Reines XML-Datenformat, ausschließlich maschinell lesbar.
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ZUGFeRD-Rechnung: Hybridformat mit XML-Datensatz + PDF – sowohl maschinell als auch manuell lesbar. Besonders praktisch für kleinere Vermieter.
Für den Empfang reicht bereits ein einfaches E-Mail-Postfach, sofern dort strukturierte Rechnungsformate empfangen und weitergeleitet werden können.
AUSNAHMEN UND ERLEICHTERUNGEN
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💡 Kleinunternehmerregelung: Wenn ihr umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer gilt, müsst ihr keine E-Rechnung ausstellen, aber den Empfang sicherstellen.
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💡 Kleinbetragsmieten unter 250 € (z. B. für Garagen oder Abstellräume): Hier dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden.
FAZIT: PRÜFT JETZT EURE MIETVERHÄLTNISSE
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch viele Vermieter – vor allem dann, wenn ihr an gewerbliche Mieter vermietet. Ihr solltet daher frühzeitig sicherstellen, dass ihr in der Lage seid, E-Rechnungen zu empfangen und – falls nötig – auch auszustellen. Wer sich jetzt vorbereitet, spart später Zeit und Ärger.
Unser Tipp: Klärt frühzeitig mit eurer Buchhaltungssoftware oder dem Steuerberater, wie sich die E-Rechnungspflicht in eure Prozesse integrieren lässt – insbesondere bei gewerblichen Mietverträgen. Bei Fragen rund um die Umsetzung unterstützen wir euch gerne!