Mit Beginn des Jahres 2025 tritt in Deutschland eine wichtige Neuregelung in Kraft: Alle Unternehmen, einschließlich gemeinnütziger Vereine, müssen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können. Diese Vorgabe betrifft den Verkauf von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen an andere Unternehmen.
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in einem speziellen, maschinenlesbaren Format, welches eine effiziente Verarbeitung ermöglicht. Auch Vereine, die von der Umsatzsteuer befreit sind oder die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen dieser neuen Regelung nachkommen. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen in allen unternehmerischen Bereichen eines Vereins erforderlich sind, darunter Zweckbetriebe, die Vermögensverwaltung und steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe.
Für Vereine, die im vorangegangenen Jahr weniger als 800.000 € Umsatz gemacht haben, gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2027 dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder einfache digitale Rechnungen ausstellen, sofern der Leistungsempfänger zustimmt. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 250 € kann freiwillig von der Pflicht abgewichen werden.
Es ist jedoch wichtig, dass Vereine ab dem 01.01.2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfristen. Die E-Rechnung muss den Anforderungen entsprechend zugeordnet und verarbeitet werden können, um den Vorgaben gerecht zu werden. Vereine sollten daher frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen, um auf die Änderungen vorbereitet zu sein.